Fundo de troco: quanto deixar na gaveta da sua loja

Oito da manhã, o primeiro cliente paga R$ 12 com uma nota de R$ 50, e a gaveta só tem o que sobrou de ontem. O fundo de troco é o valor fixo que você deixa no caixa antes da primeira venda. O tamanho dele sai do movimento em dinheiro da sua loja, e a conferência dele é o que faz o fechamento bater.

Por que o fundo tem que ser o mesmo todo dia

O fundo (ou fundo de caixa) é dinheiro que fica na gaveta só para devolver troco. Ele não é receita: abre e fecha o dia com o mesmo valor, e o que passar disso vai para a sangria de caixa ao longo do expediente.

Valor fixo é o que deixa a conta do fim do dia limpa. Dinheiro na gaveta = fundo + vendas em dinheiro − sangrias. Se o fundo muda conforme "o que sobrou ontem", você nunca sabe de onde partiu, e qualquer diferença vira palpite.

Quanto deixar de troco no caixa: a conta pelo movimento

O fundo precisa aguentar o começo do expediente, antes de as próprias vendas abastecerem a gaveta com notas menores. A conta tem três partes:

1. 1Vendas em dinheiro no primeiro turno: um terço das vendas em dinheiro do dia é uma boa régua.
2. 2Troco médio por venda: metade da diferença entre a maior nota que os clientes usam e o seu ticket médio.
3. 3Multiplique um pelo outro e aplique um piso de duas vezes a maior nota aceita. Arredonde para cima.

Uma loja de ticket R$ 60 que recebe muita nota de R$ 100 precisa de mais fundo que um mercadinho de ticket R$ 25 que quase só vê nota de R$ 20. Quem manda na conta é o troco médio por venda, não o faturamento.

Calcule o valor certo para a sua gaveta

Preencha com os números de um dia típico. A calculadora aplica a conta acima e devolve o fundo recomendado, já com a sugestão de notas:

Em que notas montar o fundo

Um fundo de R$ 300 em três notas de R$ 100 não troca nada. A gaveta se monta com as notas que saem como troco, não com as que entram como pagamento. Um ponto de partida que funciona em muita loja: uns 60% em notas de R$ 2, R$ 5 e R$ 10, uns 30% em R$ 20 e o resto em moedas.

Dê atenção especial às moedas de R$ 0,25, R$ 0,50 e R$ 1. As cédulas e moedas em circulação estão no site do Banco Central. Combine com quem opera o caixa duas regras: pedir a moeda ao cliente quando facilita e avisar antes de alguma nota acabar, não quando a fila já sentiu.

Tabela de troco: quantas notas e moedas por valor

A tabela aplica essa divisão a quatro valores de fundo. Os números são de exemplo, redondos de propósito. Use a linha mais perto do que a calculadora devolveu e ajuste pela nota que mais falta na sua loja.

A nota de R$ 2 é a que mais aparece, porque é ela que fecha o troco de R$ 3, R$ 8 e R$ 13 sem esvaziar as moedas. Loja que vende muito item de R$ 1,99 e R$ 4,99 precisa de mais moeda pequena do que a tabela mostra.

Como conferir o fundo de quem opera o caixa

Se você não fica no caixa o dia todo, o fundo é o seu ponto de controle. Ele é contado na sua frente, ou de quem você deixou no comando, e cada saída de dinheiro tem registro:

1. 1Abertura: o operador conta o fundo na frente de quem entrega, e a abertura do caixa é registrada com esse valor. Conferido, a responsabilidade passa a ser dele.
2. 2Durante o dia: passou do limite definido (por exemplo, 3 vezes o fundo), sangria registrada na hora.
3. 3Fechamento: a gaveta é contada e comparada com fundo + vendas em dinheiro − sangrias. Diferença, para mais ou para menos, é anotada.
4. 4Fundo de amanhã: separado já nas notas certas, longe do valor que vai para depósito.
5. 5Troca de operador: conferência rápida na passagem de turno, senão a diferença do dia não tem dono.

Fundo de menos ou fundo de mais

Fundo de menos aparece rápido: fila parada, operador saindo do caixa para "arrumar troco" e cliente que desiste. Fundo de mais demora a aparecer: dinheiro parado sem render, mais valor exposto a erro e assalto, e sangria que ninguém faz porque "ainda cabe".

O valor certo é o menor que atravessa o primeiro turno sem sufoco. Na dúvida entre dois, comece pelo maior por uma semana, anote quantas vezes faltou nota e vá descendo.

Quando o fechamento não bate, comece pelo fundo

Se o fechamento de caixa deu diferença, elimine o fundo primeiro: sem valor fixo conferido na abertura, nenhuma conta fecha. Com ele em ordem, sobram os suspeitos de sempre, como troco errado na pressa, sangria sem registro e venda em dinheiro lançada como cartão.

Num PDV que registra abertura, sangria e fechamento por operador, cada movimento de dinheiro tem hora e responsável. Aí a diferença de caixa deixa de ser discussão e vira linha de relatório.

Hoje à noite, separe o fundo de amanhã no valor que a calculadora deu e nas notas da tabela. Amanhã cedo, conte junto com quem abre o caixa. Uma semana assim e você sabe se o valor está certo e de onde vem qualquer diferença. Em mercado, com vários caixas, isso vale para cada gaveta.