Como lançar nota fiscal de entrada na loja sem redigitar

O caminhão chegou às dez, o funcionário assinou o canhoto e a nota ficou na gaveta para alguém digitar à noite. Três dias depois, o produto está na prateleira e o sistema diz que o estoque é zero. Lançar nota fiscal de entrada é conferir a mercadoria, importar o XML do fornecedor e confirmar estoque e custo, no mesmo dia.

Nota de entrada: o que a loja lança e o que emite

Na rotina da loja, a nota de entrada quase sempre é a NF-e que o fornecedor emitiu na venda para você. Ela nasce como saída dele e entra como compra no seu CNPJ. Se quem vendeu emite nota, o seu trabalho é lançar. Se quem entregou não emite, é a loja que emite a nota de entrada.

• A loja só lança: compra de fornecedor com NF-e (o caso de todo dia), transferência entre lojas com nota da matriz, bonificação que veio com nota do fornecedor.
• A loja emite: devolução de consumidor pessoa física, compra de produtor rural ou de pessoa física, retorno de mercadoria que saiu para conserto ou demonstração, e importação.

Devolução de cliente mexe em estoque e imposto ao mesmo tempo, e tem o fluxo próprio de devolução de mercadoria, do balcão à nota.

Recebimento em 6 passos, do caminhão ao estoque

O erro de toda loja corrida é pular para o passo 4: importar o XML sem conferir a mercadoria, como se a nota sempre dissesse a verdade.

1. 1Peça o XML antes da mercadoria: combine com o fornecedor o envio por e-mail no faturamento. Com o arquivo, o lançamento é importação, não digitação.
2. 2Confira a mercadoria contra a nota: item a item, no recebimento. Caixa lacrada não é garantia de nada. É aqui que entra a planilha de conferência abaixo.
3. 3Confira preço e prazo combinados: divergência de preço descoberta depois do lançamento vira custo errado em todos os produtos.
4. 4Importe o XML: fornecedor, produtos, quantidades, valores e impostos entram sem redigitação. No primeiro recebimento, vincule cada item da nota ao produto do seu cadastro.
5. 5Confirme custo e estoque: veja se as quantidades somaram e se o custo foi recalculado com frete e IPI quando compõem o custo. É esse número que sustenta o custo real do produto e a sua etiqueta.
6. 6Arquive o XML: a guarda é de 5 anos, em nuvem, por fornecedor e mês. O DANFE em papel é só a representação, e o documento fiscal é o XML.

O passo 5 é onde a nota vira preço, e onde mais se erra. O valor unitário da nota não é o custo. Pegue um item da última nota que você lançou e veja quanto ele custa de verdade antes de ir para a etiqueta.

CFOP de entrada: tabela por situação

Todo item da nota de entrada carrega um CFOP, o código que diz à Sefaz que operação aconteceu. Na entrada ele começa com 1 (dentro do seu estado) ou 2 (de outro estado). Os mais comuns na loja:

Na importação do XML, o sistema converte o CFOP de saída do fornecedor no de entrada equivalente. Saber ler o código serve para conferir o caso fora do padrão: o primeiro dígito diz a direção (1 e 2 entrada, 5 e 6 saída) e se a operação é dentro ou fora do estado.

Baixe grátis: planilha de conferência de recebimento

Para o passo 2 virar rotina de equipe, use a planilha de conferência de recebimento. Quem recebe lança a quantidade da nota e a contada, e ela aponta as divergências, calcula o valor conferido de cada linha e resume quantos itens ficaram OK, com falta ou com sobra.

O que a loja perde quando a nota fica na gaveta

• Estoque: o sistema não sabe que a mercadoria chegou, e o saldo negativo aparece na primeira venda.
• Custo: o custo congela no valor antigo, e o preço de venda passa a ser calculado sobre um número falso.
• Fiscal: mercadoria na loja sem nota de entrada é achado clássico de fiscalização, e a multa vem com o imposto por dentro.

O lançamento em dia é o que faz o controle de estoque merecer confiança. Na outra ponta, a baixa a cada venda fecha a conta.

A rotina da semana para nenhuma nota ficar para trás

• No pedido: combine o envio do XML no faturamento e o prazo de entrega.
• No recebimento: confira mercadoria contra nota com a planilha, antes de assinar o canhoto.
• No mesmo dia: importe o XML, vincule itens novos e confirme estoque e custo.
• Na sexta: veja se toda nota recebida foi lançada e se alguma divergência ficou pendente com fornecedor.

Estoque confiável começa na porta dos fundos, não no balcão. Amanhã, quando o próximo fornecedor chegar, confira antes de assinar e lance antes de ir embora. Num sistema para comércio com importação de XML, isso leva o tempo de conferir a caixa.